Le RPA est une des tendances clés de 2021, revenons sur cette tendance technologique : fonctionnalités, méthodes, valeur métier, marché éditeur et démarche de mise en place.
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Résumé
Le RPA est une réponse à des problématiques ou des tâches longues et répétitives sont en jeu.
Qu’est ce que le RPA ?
LE RPA est l’acronyme pour Robotic process automation.
Le RPA est une technologie d’automatisation et peut être considéré comme faisant partie du BPA pour Business Process Automation. Alors il existe plein d’autres formes d’automatisation comme les workflows mais nous ne les traiterons pas dans cette vidéo.
Définissons le RPA comme une Technologie d’automatisation de processus utilisant des robots, qui réalisent des tâches structurées, routinières et répétitives, et ce de manière plus ou moins autonome.
Plus ou moins autonomes car il existe différentes méthodes et niveaux de maturités et c’est ce que nous allons voir maintenant.
Les méthodes du RPA
Le RPA existe depuis plus de 40 ans, mais c’est seulement aujourd’hui qu’il est en plein essor.
Durant ces 40 ans les technologies derrière le RPA ont évolué et ainsi peut noter 4 phases de maturité du RPA
- Le premier type de RPA, historique, c’est le RPA assisté on parlera d’Attended RPA, ou de RDA pour Robotic Desktop Automation. Ce RPA est partiellement automatisé et agit en tant qu’assistant virtuel. Il peut être utilisé dans tous les cas ou il y a des actions manuelles faites en front office comme un copier coller. Il est lancé directement par un employé sur son ordinateur. Par exemple Sophie qui veut collecter tous les Excel des pays pour générer sa balance générale monde, pourra le faire directement en RPA assisté. ce RPA reproduira alors toutes les actions qu’elle réalise dans Excel pour consolider ses chiffres, cela ressemble un peu à une macro VBA dans Excel 🙂
- Le 2e type de RPA c’est le RPA non assisté aussi appelé unattended RPA. Cette fois ce RPA travaille directement en back office de manière plus ou moins autonome.
Un bon exemple est celui de David qui reçoit 100 aines de mail par jour de ces clients qui lui envoient des bons de commande. Il doit traiter tous ces emails et saisir les données dans un ERP. C’est ici que le RPA non assisté vient à son secours et peut traiter en back office directement l’ensemble des emails, capturer les données et documents et les injecter automatiquement dans l’ERP.
- Le RPA 3.0 ou RPA autonome, apporte en plus de la scalabilité, il est généralement déployé sur des machines virtuelles dans le cloud avec des technologies d’autoscaling et de load balancing. (les serveur sur lesquels les robots sont installés vont s’adapter automatiquement à la charge du travail du robot.) Par exemple le robot pourra effectuer de nombreuses requêtes pendant une très courte période pour la clôture des comptes mensuels et ensuite s’éteindre automatiquement pour éviter de consommer des ressources pour rien.
- Récemment le RPA 4.0, c’est le RPA cognitif aussi appelé Cognitive RPA. C’est le mix entre intelligence artificielle et RPA, on parlera aussi de IPA pour Intelligent Process Automation soit RPA + IA = IPA. Ici, le machine learning et le NLP permettent de traiter des données non structurées et de faire notamment de l’analyse prédictive, de la détection automatique de texte…
Les fonctionnalités du RPA
Le RPA couvre 3 grandes fonctionnalités :
- Reproduire des actions humaines : copier coller, remplir des formulaire, déplacer des documents ou des données, consolider des données, exporter, importer
- Automatiser des tâches associées à des règles… Ça ressemble à de la gestion de workflow me direz oui. Tout à fait, le RPA permet d’exécuter des procédures, faire des calculs, effectuer des contrôles, mais il peut aussi aller plus loin avec de l’IA et récupérer de l’information par le scraping, on parlera notamment d’OCR pour Optical Character Recognition, bref le RPA sait lire et interpréter texte et document automatiquement.
- Dernier élément c’est sa capacité à automatiser des tâches entre applications, bref à intégrer des applications entre elles. Accéder et lire des bases de données, accéder à des ERP qui n’ont pas d’APIs, se connecter à des API’s existantes et les requêter…
On notera l’importance du low code en RPA, c’est à dire la capacité à réaliser des développements sans coder directement.
Les cas d’usage du RPA
On retrouvera naturellement le RPA dans tous les domaines avec de nombreux cas d’usages
Citons notamment le secteur
- La banque et les processus financiers : gestion des prêts, exécution des transactions, clôtures comptables, audit,…
- L’assurance : gestion des réclamations, traitement des appels,
- Le retail : gestion des inventaires, gestion des promotions, gestion des retours
Valeur métier attendue du RPA
Le premier élément c’est la productivité. Le RPA va apporter de la fluidité dans les opérations métiers en libérant du temps passé sur des tâches longues et répétitives et va donc permettre plus de temps sur des tâches à plus haute valeur ajouté comme l’analyse et la prise de décision.
2e élément, c’est l’accroissement de la qualité : fini les erreurs humaines lors d’action manuelles dans les copier coller ou ressaisie d’information. Les données s’en retrouvent plus fiables et la qualité globale de l’information sera améliorée.
L’autre élément c’est la conformité qui va être améliorée avec des checklist automatisées permettant de jouer des audit trails à la volée. Finalement ce n’est pas un hasard si le RPA s’inspire des techniques de tests automatisées.
Au final la promesse derrière tout cela c’est bien sur de réduire les couts opérationnels pour l’entreprise.
Le marché des éditeurs de RPA
Le marché du RPA est un marché en forte concurrence.
- On y retrouve les 4 pure players uipath, automation anywhere, blueprism et workfusion.
- Ils sont peu à peu concurrencés par des niches, par exemple dans le domaine de la finance et du contrôle de gestion, Contextor et Blackline se positionnent comme pure player RPA Finance sur l’univers SAP. Viennent ensuite les challengers, des startups qui ont explosés ces derniers années notamment sur l’automatisation de workflow, on retiendra IFTTT, Zapier, Tray, integromat et chez Microsoft Power Automate.
- Comme nous l’avons vu tout à l’heure le marché de l’IA et du RPA se mélangent, il est donc normal que des acteurs de l’IA se mettent en concurrence avec ceux du RPA,. On retrouvera notamment IBM Watson et Wipro Holmes.
Le modèle de prix des gros acteurs est généralement fait à la transaction de robot.
Une démarche de mise en place de RPA
Terminons par la démarche classique utilisée dans les grandes entreprises pour mettre en place ces solutions. La plupart des projets de RPA suivent le classique cadrage, poc, industrialisation.
Le cadrage
Zoomons sur la phase de cadrage, sans doute la plus importante, car l’entreprise y détectera les cas d’usages pertinents et prioritaires éligibles au RPA.
Cadeau, je vous met une checklist dont vous trouverez le lien ci-dessous, elle vous aidera à prioriser vos cas d’usages RPA. Regardons là rapidement ensemble.
C’est tout simplement une liste de critères ou l’on va regarder :
- Le temps humain pour faire la tache : plus la tache prends du temps à faire plus elle sera pertinent au RPA
- Viens ensuite la récurrence. Plus une tache est récurrent plus elle sera pertinent au RPA
- Le nombre de transactions et d’interfaces est lui aussi important. Plus il y aura de transactions et interfaces plus le RPA sera intéressant à mettre en place
- Puis viens ensuite la structuration des données, on a vu que le RPA cognitif peut maintenant gérer les données non structurées, néanmoins moins les données sont structurées moins il sera intéressant de faire du RPA.
- Viens ensuite la documentation de la procédure, si la procédure est clairement documentée et partagée alors le RPA pourra s’y appliquer plus facilement.
- Viennent ensuite les risques, plus votre procédure est sensible et implique des risques potentiels de chiffres d’affaire, moins il sera intéressant de faire du RPA, commencez pas du RPA sur des tâches à faible valeur ajouté et sans risques.
- Viens ensuite la pertinence stratégique : Si votre processus est coeur métier alors c’est intéressant de le mettre en RPA, pas contre si il va ou peut etre outsourcé, alors il vaut mieux éviter de le mettre en RPA.
- Enfin la stabilité des tâches automatisées .plus la procédure est stable plus le RPA sera pertinent. Même si aujourd’hui, les procédures peuvent s’ajuster rapidement en low code, ca sera quand même du temps perdu de paramétrage et de test…
- Voila au global plus votre score est élevé plus le RPA est pertinent pour votre cas d’usage..
Pour terminer, lors d’une industrialisation du RPA, un centre d’excellence transverse sera très souvent mis en place pour gérer l’ensemble du périmètre RPA.
Poster de synthèse
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